Od 31 grudnia 2024 r. kontrola drogowa obejmuje dane z dnia bieżącego oraz 56 dni wstecz. Okres wydłużono z wcześniejszych 28 dni na podstawie zmian wprowadzonych przez Pakiet Mobilności. Zasada obowiązuje w państwach Unii Europejskiej i dotyczy danych pozwalających ocenić czas prowadzenia pojazdu, przerwy, odpoczynki oraz inne aktywności zapisane w tachografie.
Kontrola drogowa a kontrola w firmie
Okres 56 dni dotyczy kontroli prowadzonej na drodze, między innymi przez ITD lub policję. Nie należy utożsamiać go z zakresem kontroli przedsiębiorstwa. Przewoźnik musi przechowywać dokumentację dłużej, aby udostępnić ją podczas audytu lub postępowania kontrolnego w siedzibie firmy.
| Rodzaj kontroli | Okres weryfikacji | Co może być sprawdzane? |
|---|---|---|
| Kontrola drogowa | Dzień bieżący i 56 dni wstecz | Dane z karty kierowcy, tachografu, wykresówki, wydruki i zapisy manualne |
| Kontrola w przedsiębiorstwie | Co najmniej 12 miesięcy | Archiwum danych, pliki DDD, dokumentacja czasu pracy i odpoczynków |
| Kontrola dokumentacji przewoźnika | Okres wymagany przez przepisy i zakres postępowania | Kompletność danych oraz terminowość ich pobierania i przechowywania |
W praktyce oznacza to, że przewoźnik powinien mieć dostęp do kompletnych danych z karty kierowcy i tachografu przez co najmniej rok. Pomocne może być automatyczne pobieranie plików DDD oraz system, który przypomina o terminach odczytu i pozwala wychwycić naruszenia przed kontrolą.
Jakie dokumenty kierowca powinien mieć podczas kontroli?
Podczas kontroli kierowca powinien móc przedstawić zapisy dotyczące całego wymaganego okresu. Zakres dokumentacji zależy od rodzaju tachografu, wykonywanych operacji oraz tego, czy wystąpiły przerwy w rejestracji aktywności. Najczęściej potrzebne są:
- Karta kierowcy – z zapisanymi aktywnościami kierowcy.
- Wykresówki – jeżeli kierowca prowadził pojazd wyposażony w tachograf analogowy.
- Zaświadczenia o działalności – potocznie nazywane urlopówkami, gdy określone okresy nie zostały uzupełnione wpisem manualnym.
- Wydruki z tachografu – między innymi przy awarii urządzenia, karty albo korzystaniu z odstępstwa przewidzianego w przepisach.
Brak danych nie zawsze oznacza naruszenie. Jeżeli kierowca nie może okazać pełnego zapisu z przyczyn technicznych, może skontaktować się z firmą i uzyskać brakujące pliki lub dokumenty. Ustawa o transporcie drogowym przewiduje możliwość dostarczenia takich danych przed zakończeniem kontroli. Nie zwalnia to jednak z obowiązku prawidłowego używania tachografu, wykonywania wpisów manualnych i przechowywania wymaganych dokumentów.
Karty G1 – na czym polega problem?
Wydłużenie kontroli do 56 dni nie zależy od generacji karty kierowcy. Ograniczenie dotyczy jednak starszych kart, w tym kart G1 oraz niektórych kart G2V1. Ich pamięć mogła być projektowana z myślą o wcześniejszym, 28-dniowym zakresie kontroli. W efekcie podstawowe dane o czasie jazdy i odpoczynku mogą być dostępne, ale część starszych informacji technicznych może zostać nadpisana.
Brak zapisu wynikający z ograniczeń technicznych karty nie jest tym samym co brak wykonania wymaganego wpisu. W razie wątpliwości kierowca powinien wyjaśnić sytuację i skontaktować się z przewoźnikiem w celu udostępnienia danych z firmowego archiwum.
Dotyczy to zwłaszcza informacji o przekroczeniach granic oraz miejscach rozpoczęcia i zakończenia pracy. Kierowca powinien mimo wszystko wykonywać wymagane wpisy manualne. Firma powinna natomiast przechowywać wcześniej pobrane dane, ponieważ mogą one pomóc odtworzyć aktywność, której nie ma już w pamięci karty.
Co sprawdzić przed wyruszeniem w trasę?
Przed rozpoczęciem pracy warto sprawdzić kilka elementów związanych z dokumentacją i działaniem karty:
- Upewnij się, że karta kierowcy jest aktywna i działa prawidłowo.
- Sprawdź, czy dane z karty zostały pobrane i zapisane w firmowym archiwum.
- Przygotuj aktualne zaświadczenia o działalności, jeżeli były potrzebne.
- Zabierz wydruki i wykresówki dotyczące awarii, odstępstw lub okresów bez pełnego zapisu.
- Zweryfikuj, czy wpisy manualne, w tym wpisy krajów, zostały wykonane prawidłowo.
Dla kierowcy najważniejsza jest gotowość do okazania danych za bieżący dzień i 56 poprzednich dni. Dla przewoźnika oznacza to konieczność rzetelnego pobierania, analizowania i archiwizowania dokumentacji przez co najmniej 12 miesięcy.
